Unter der Schirmherrschaft von Bechtle Bielefeld zeigen wir pragmatische Lösungen mit SharePoint auf. Neben den reinen Informationen darf eine Live-Demo, die zeigt was SharePoint alles leisten kann, nicht fehlen.

Agenda
08:30 Uhr | Empfang
08:45 Uhr | Begrüßung
09:00 Uhr | SharePoint 2010 – Überblick und Positionierung
10:30 Uhr | Kaffeepause
11:00 Uhr | SharePoint live im System erleben
12:30 Uhr | Fragen und Antworten
12:45 Uhr | Mittagsimbiss
13:30 Uhr | Individuelle Fragestellungen
14:00 Uhr | Ende der Veranstaltung

Anmeldung bitte per Fax oder E-Mail bis zum 20. April 2012 an
Ingrid Raetsch
Telefon 05205/99887-46
Telefax 05205/99887-15
Bielefeld@bechtle.com

In einem sehr interessanten Artikel der Computerwoche wurden nun einige dieser Drittanbieter-Tools in kompakter Form vorgestellt:

Beezy
Der spanische Hersteller bietet gleich eine ganze Reihe an Social-Networking-Add-ons für SharePoint. Neben der Verwaltung von Anwendergruppen stehen Komponenten, wie Microblogging, Verfolgung von Gruppen- und Nutzeraktivitäten, Anwendungen für die bessere Zusammenarbeit, Integration in die Office Desktop-Anwendungen, Mobiler Zugriff und einge mehr zur Verfügung. Im Gegensatz zu vielen anderen Produkten basiert Beezy auf SharePoint Foundation und kann ebenso unter Office 365 betrieben werden.
Mehr Infos unter http://www.gobeezy.com/

Harmon.ie für Outlook/Notes
Diese Social-Erweiterung betrifft Outlook und Lotus Notes. Mit Hilfe dieses Add-Ons können Anwender aus Ihrem E-Mail-System auf SharePoint zugreifen und so E-Mail-Anlagen oder ganze E-Mails per Drag & Drop in Dokumentenbibliotheken ablegen. Zudem können Kollegen über die Erweiterung identifiziert und kontaktiert, Metadaten gepflegt und Inhalte bewertet werden. Die Einstiegsversion ist dabei sogar kostenfrei erhältlich.
Mehr Infos unter http://harmon.ie/SharePoint/Product

NewsGator Social Sites
Das Tool erweitert die MySite von SharePoint 2010 um weitere Funktionen, wie Microblogging, Fragen und Antworten und Umfragen. Es gibt neben der lokalen Installation ebenso die Möglichkeit eines Office 365 Deployments.
Mehr Infos unter http://www.newsgator.com/products/social-sites-for-Sharepoint-2010.aspx

Weitere Tools finden Sie im Ursprungsartikel unter http://www.computerwoche.de/mittelstand/2508580

Wie in den Jahren zuvor, findet am ersten Tag der Veranstaltung zunächst ein Workshop statt. An den beiden folgenden Konferenztagen können wieder praxisnahe Vorträge sowie eine begleitende ganztägige Ausstellung von Technologie- und Dienstleistungsanbietern rund um SharePoint besucht werden. Insgesamt erfahren Teilnehmer durch zahlreiche Referenten mehr über neue Ansätze, Vorgehensweisen sowie Erfahrungen mit SharePoint und Office 365 in den Bereichen Management/Business, IT-Pro/Administration und Entwicklung.

Seitens der Redmond Integrators GmbH wird Christian Büchmann am 21.06. über das Thema “SharePoint – Governance: Warum ist ein Regelwerk beim Einsatz für SharePoint wichtig?” referieren und anschließend für Fragen rund um SharePoint 2010 zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen zur Veranstaltung sowie Anmeldemöglichkeiten erhalten Sie unter www.shareconf.de

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen beispielsweise, dass in Internet-Redaktionen nach wie vor eher Textkompetenz gefragt ist, während im Intranet konzeptionelle und technische Fähigkeiten am Wichtigsten sind. Zudem erkennt die Studie einen Trend zur zunehmend zentralen Organisation von Internet-Redaktionen.

Bereits ein Drittel der befragten Unternehmen setzten bereits SharePoint ein, um insbesondere die internen Prozesse besser steuern zu können. Nach dem Meinungsbild der Befragten zeigt die Studie jedoch auch, dass den meisten Anwendern SharePoint zu komplex erscheint.

Weitere Informationen zur Content Studie 2011 erhalten Sie auf der Webseite von contentmanager.de. Die gesamte Studie kann für 39,95 Euro bei der aexea GmbH bestellt werden.

Die HanseVision lädt Sie herzlich zu einem SharePoint Forum am 16. Februar in die Microsoft Niederlassung Hamburg ein.

Termin
16. Februar 2012, 9.30-14.00 Uhr

Ort
Die Veranstaltung findet in den Räumen der Microsoft Niederlassung Hamburg statt.

Anmeldung
Melden Sie sich noch heute per Mail an: Anmeldung zum SharePoint Forum am 16.2.12

Die Agenda, sowie weitere Informationen zu dieser Veranstaltung erhalten Sie auf der Homepage der HanseVision unter http://blogs.myfirstsharepoint.de/archive/2011/12/19/sharepoint-forum-2012-am-16-feb-in-hamburg.aspx

Die Ergebnisse der Marktanalyse fast techconsult in einem Whitepaper zusammen. “Ziel dieses Papers ist es, Anwenderunternehmen auf der Suche nach Lösungen der Zusammenarbeit in der Cloud eine Entscheidungshilfe zur Anbieterauswahl an die Hand zu geben.”, so techconsult. So überzeugte das Angebot von Microsoft gegenüber der Konkurrenz besonders bei den Themen Groupware und Collaboration, Unified Communication und Büroanwendungen.

Weitere Informationen zu der Analyse erhalten Sie in einem Artikel der Computerwoche.

Neckarsulm, 11. Januar 2012 – Ein halbes Jahr nach der Akquisition der Hamburger HanseVision GmbH verstärkt sich die Bechtle AG im Softwarebereich durch einen weiteren im Markt etablierten und anerkannten SharePoint-Spezialisten. Damit führt Bechtle die Positionierung als IT-Lösungsanbieter konsequent fort. Als einer der ersten Berater und Systemintegratoren hat sich Redmond Integrators auf die Microsoft Office SharePoint-Technologie konzentriert. Das Leistungsportfolio des in Bochum ansässigen Unternehmens umfasst Beratung und Konzeption, Projektrealisierung, Entwicklung, Coaching und Training sowie Support. Darüber hinaus gehören auch Cloud Services zum Kompetenzspektrum. Der Microsoft Silver Partner zählt Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand sowie Großkunden zu seinen Kunden. Im Geschäftsjahr 2011 erzielte die Redmond Integrators GmbH einen Umsatz von 1,5 Millionen Euro.

Norbert Franchi, Leiter des Geschäftsbereichs Software und Anwendungslösungen der Bechtle AG: “Wir freuen uns sehr, einen weiteren erfahrenen Softwarespezialisten für Bechtle gewonnen zu haben. Wir kommen damit unserem Ziel, die Nummer eins für SharePoint-basierte Lösungen im deutschen Markt zu werden, ein gutes Stück näher.”

Mirco Kappe, Geschäftsführer der Redmond Integrators GmbH: “Für mich persönlich ist der Zusammenschluss mit Bechtle ein entscheidender Schritt für die weitere Entwicklung unseres Unternehmens. Spannend ist für uns, mit Bechtle und den Kollegen der HanseVision gemeinsam den Marktführer für SharePoint-Lösungen aufzubauen. Unsere Kunden profitieren zudem von den deutlich gestiegenen Gestaltungsmöglichkeiten, die uns innerhalb der Bechtle Gruppe zur Verfügung stehen. Ich freue mich sehr auf eine gemeinsame erfolgreiche Zukunft.”

Microsoft übernimmt eine führende Rolle als Cloud-Anbieter und sorgt über die entsprechenden Anpassungen und in Verbindung mit den entsprechenden Zertifizierungen für mehr Transparenz und Vertrauen. Office 365 ist somit einer der ersten Public Cloud Service-Anbieter, der jedem Kunden die „EU-Model Clauses“ als Standardvertragsklauseln anbietet.

Microsoft kombiniert die EU Model Clause Standardvertragsklauseln mit einer ebenfalls standardisierten Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Jeder Office 365-Kunde kann auf der “EU Model Clause Zeichnungsseite” die EU Model Clauses in Kombination mit einer standardisierten Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung zu seinem Office 365 Online Services-Vertrag hinzufügen. Zur nachhaltigen Verbesserung der Transparenz und Stärkung des Vertrauens in die Cloud Services wird Microsoft zeitnah die neuen Rahmenbedingungen im Trust Center veröffentlichen.

Das neue Trust Center ist unkompliziert über die Office 365-Homepage zu finden. Es bietet Klarheit und Transparenz darüber,

• wo sich die Daten eines Kunden befinden,
• wer Zugang zu diesen Daten hat,
• wie Microsoft diese Daten schützt und
• welche Zertifizierungen Microsoft erfüllt.

Microsoft hat sich mit seiner Trustworthy Computing-Initiative zu einem führenden Anbieter von IT-Lösungen in diesem Bereich entwickelt und nutzt diese Erfahrungen und Marktreife ebenso für die Microsoft Cloud Services.

Mit der Einführung der EU Model Clauses ADV-Konstruktion erfüllt Microsoft die jüngst vom Düsseldorfer Kreis zur Nutzung von Cloud Services veröffentlichten Orientierungshilfen.

Unterhalb finden Sie eine kleine Übersicht, welche die neuen Microsoft-Compliance-Leistungen den Forderungen der Orientierungshilfe gegenüberstellt.

Die Zuordnung zu einem bestehenden Office 365 Services-Vertrag [MOSA] wird online auf der “EU Model Clauses Zeichnungsseite” vorgenommen.  Ab dem 7. Dezember, also schon bevor das neue Trust center live gehen wird, kann  sich jeder Kunde mit seiner Office 365 Admin-Kennung auf dieser Seite anmelden und danach die neuen zusätzlichen Bedingungen im Detail ansehen und prüfen bzw. prüfen lassen (z.B. von seinem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwaltskanzlei). Am Ende des Prozesses erhält der Kunde eine elektronische Gültigkeitsbestätigung von Microsoft.

Doch vor allem im Intranet steht man oft vor dem Problem, dass die Suche nicht die relevanten Informationen liefert. Vor allem in Unternehmen mit großen Mengen an Daten verschiedener Art spielt dieses Problem eine vehemente Rolle, da durch die hohe Zeitaufwendung für die Informationssuche auch hohe Kosten für den Unternehmer entstehen.

Mithilfe von strukturierten Daten, den sogenannten Metadaten, kann dieses Problem gelöst werden. Diese strukturierten Daten beschreiben den eigentlichen Inhalt in eine durch Technologie verwertbarer Form. Metadaten können zum Beispiel Personen, Organisationen, Orte und vieles mehr sein. Ziel der Metadaten ist, die Inhalte der Dokumente optimal zu bechreiben. Dadurch können Dokumente für die Suchmaschine verständlich gemacht werden, wodurch optimale Suchergebnisse erzielt werden können.

Um den Aufwand und die Fehleranfälligkeit des manuellen Erfassens von Metadaten zu reduzieren, können Lösungen eingesetzt werden, die diese Arbeit erleichtern.

Der semantische Service von beyCoo durchsucht Dokumente nach benannten Entitäten (Personen, Orte, Unternehmen etc.) und Schlüsselwörtern, extrahiert diese und reichert die ursprünglichen Texte automatisch mit diesen Metadaten an.

Der große Vorteil von beyCoo ist, dass relevante Begriffe (Entitäten und Schlüsselwörter) automatisch aus Dokumenten extrahiert werden. Durch das automatische und konsistente Taggen der Inhalte können Dokumente schneller gefunden werden und intelligent mit anderen kontextrelevanten Inhalten vernetzt werden. Somit steht dem effizienten Dokumentenmanagement nichts mehr im Wege.

Vorteile von beyCoo:

• Suche optimieren – Informationen schneller und besser finden
• Das Enterprise Content Management verbessern – Inhalte einheitlich mit Metadaten aufbereiten
• Den Zugang zu Wissen vereinfachen – Verbesserte Usability bei der Navigation über Inhalten und Daten
• Informationen bedarfsgerecht anbieten – Einfache Wissensbereitstellung durch automatische Themenclusterung

Mehr Informationen zum Thema „Metadaten im Intranet“ finden Sie im beyCoo-Blog.

Zunächst zur allgemeinen Information:

Wenn man mal etwas „Bingt“, verschiede Studien betrachtet und sich mit Firmen unterhält wird man feststellen, dass sehr viele “Social-Media-Projekte” im Consumer-Umfeld bereits gescheitert sind. Eine anschauliche Studie liefert die BSI:

• Why Social Media Projects Fail?! – A European Perspective

Warum scheitern so viele Social-Media-Projekte auch im Intranet-Bereich?

Die Unternehmen übertragen das, was sie vermeintlich auf den offenen Consumer-Plattformen sehen, 1:1 auf ihre Mitarbeiter und gehen davon aus, dass die User bei Bereitstellung solcher Community-Funktionalitäten im Intranet das System von allein nutzen und ihr “Wissen” kundtun. Dies ist schlicht die falsche Erwartungshaltung, da wesentliche Punkte außer Acht gelassen werden.

Social Media wird von und durch Menschen gelebt, es ist interaktiv, teilweise anonym. Die Mitarbeiter, die firmenintern mit einer Community arbeiten sollen, müssen wissen, was sie tun, sie müssen mit der “Tool-Umgebung” sowie mit den innerbetrieblichen Abläufen und dem dazugehörigen Regelwerk vertraut sein. Dabei sollten sie nicht durch abgegrenzte Kompetenzbereiche behindert werden.

Ist Ihr Unternehmen auf solch einen Wechsel der Kommunikationskultur bereits vorbereitet?

Jacob Nielsen hat 2006 in seinem Beitrag “Participation Inequality die sogenannte 90-9-1 Regel aufgestellt. Kurz beschrieben bedeutet diese Regel:

• 90% der Internetnutzer schauen zu, steuern aber selbst nichts bei.

• 9% der Internetnutzer beteiligen sich hin und wieder.

• 1% der Internetnutzer beteiligen sich häufig bis sehr häufig. Von ihnen stammen die meisten Beiträge.

Wer sich im Vorfeld zu solch einem Projekt nicht intensiv mit dem Thema Kommunikationskultur in seinem Unternehmen auseinandersetzt und die Erwartungshaltung hat „es wird schon gehen, Augen zu und durch“, darf sich nicht wundern, was passiert:

Fallbeispiel 1:

Das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern eine Wiki-Funktionalität zur Verfügung und wundert sich, dass mit Freigabe der Umgebung niemand “Content/Wissen/Informationen” einstellt.

• Der Faktor Mensch wurde unterschätzt: Niemand möchte der erste sein, dessen Rechtschreibfehler öffentlich dargestellt werden. Hätte das Unternehmen 4 Wochen in einen Basis-Content-Aufbau gesteckt, wäre das Akzeptanzproblem wahrscheinlich gar nicht erst aufgekommen.

Fallbeispiel 2:

Es wird eine Community-Plattform ähnlich Facebook für Millionen von Euro  programmiert, die firmenintern 100.000 Anwendern zur Verfügung steht. Wenn dann nur 10 Anwender die Plattform nutzen, ist etwas gänzlich falsch gelaufen.

• Am Bedarf der Anwender vorbeigeplant.

Sie werden sich fragen: Was hat das alles mit SharePoint zu tun? Die Antwort ist: jede Menge!

Wenn Ihr Unternehmen im Speziellen auch für den Intranet-Gebrauch keine Social Media-Strategie hat, wird solch ein Projekt zum Scheitern verurteilt sein.

SharePoint ist in der Umsetzung 80% Planung und 20% Doing.

Ohne formulierte Ziele und Ergebnismessung – „Was soll wie gebaut werden” –  ist SharePoint à la Facebook nicht wirklich hilfreich.

Woher wissen Sie, dass das „Spaßweb“ (Community ähnlich Facebook) genau die Kommunikationsplattform/Art der Kommunikation ist, die Ihre Anwender auch intern nutzen möchten? Wurden diese überhaupt mal befragt?

Die Endanwender unserer Kunden sagen uns häufig, abhängig vom Alter des Gegenübers, etwas vollkommen anderes.

Was Endanwender sich wirklich wünschen sind meist recht einfache Dinge, sie empfinden die Community-Plattform aus Firmensicht teilweise sogar als Arbeitszeitvernichter.

Was Anwender sich wünschen:

• Einfache Ablage und Suche >> à la Google<<  nach Informationen/Dokumenten; in den Netzlaufwerken/FileShares finden sie die Dokumente nicht mehr wieder.

• Sie würden gerne wissen, welcher Kollege in welcher Abteilung arbeitet, welche Telefonnummer er hat und ob er u.U. gerade erreichbar ist.
• Sie würden gerne wissen, ob es einen Kollegen im Unternehmen gibt, der über spezielle Kenntnisse (z.B. Fremdsprache/spezielle Skills) verfügt.
• Sie möchten gerne gemeinsam mit Kollegen am selben Dokument arbeiten, ohne anschließend eine „Copy&Paste-Arie“ zu haben.
• Ein Teil der Kollegen möchte sich gerne einbringen (Wissen mitteilen).
• Manche finden Fachartikel/Sachinformationen im Intranet hilfreich und würden dem Kollegen für seinen Beitrag/Dokument gerne ein Sternchen geben, weil dieser Artikel ihnen viele Fragen beantwortet hat (Rating).
• Jüngere Kollegen würden sich gerne einige Artikel merken (“Taggen”), weil es zu ihrem interessensgebiet passt und sie die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht als hilfreich erachten.
• Warum müssen wir immer hunderte von Kilometern fahren, um an einem 30-minütigen Meeting teilzunehmen? Mit Skye mache ist die Unterhaltung via Videocall einfacher und effizienter.

All diese Dinge und noch etwas mehr kann SharePoint bereits im Standard.  Cornelia Steinke hat zum Thema Social-Funktionalitäten des SharePoint 2010 einen schönen Artikel geschrieben:

• SharePoint als Social Computing Plattform

Natürlich kann man SharePoint so personalisieren, dass man Community-Plattformen,  wie Facebook, XING und Co. nachempfinden kann, aber entspricht das dem wirklichen Bedarf?

Die Frage nach der Social Media Guideance, dem Social Media-Strategiepapier und ob es denn bereits einen Social-Media-Verantwortlichen gibt, wird noch viel zu häufig mit NEIN beantwortet. Da verwundert es nicht, dass viele Unternehmen den dritten Schritt bereits vor dem ersten tun und Social Media-Projekte scheitern.

Sie möchten Social Media mit SharePoint umsetzen und haben Fragen oder sind sich über Ihr Vorgehen noch unsicher? Sprechen Sie uns an.